Polityka prywatności

Obowiązuje od 8 października 2026

Ta polityka wyjaśnia, co dzieje się z danymi osób, które rezerwują u nas pobyt, mieszkają w naszych obiektach, zapisują się do newslettera albo po prostu odwiedzają tę stronę. Staraliśmy się napisać ją zwyczajnym językiem, bez prawniczych ozdobników.

1. Kto odpowiada za Twoje dane

Administratorem danych jest 3ONE FLEX sp. z o.o. z siedzibą w Krakowie, ul. Marii Konopnickiej 33, 30-302 Kraków, wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0001188761, prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla Krakowa-Śródmieścia w Krakowie, XI Wydział Gospodarczy KRS, NIP 6762699987, REGON 542454543, kapitał zakładowy 5 000 zł. Spółka prowadzi obiekty noclegowe działające pod marką RESET, w tym So Soho przy ul. Dietla 13, MUSE przy ul. Długiej 20 i Estery 12 na Kazimierzu w Krakowie.

W sprawach dotyczących danych napisz na contact@reset-in.pl. Odpowiadamy na każdą wiadomość w tej sprawie.

2. Jakie dane zbieramy

• Rezerwacja i pobyt: imię i nazwisko, adres e-mail, numer telefonu, daty pobytu, liczba gości, wybrany apartament, uwagi do rezerwacji, dane potrzebne do wystawienia faktury.
• Meldunek: dane, których wymagają od nas przepisy o ewidencji gości, w tym potwierdzenie tożsamości osoby meldującej się. Nie kopiujemy dokumentów tożsamości i nie przechowujemy ich skanów, chyba że wymaga tego odrębny przepis.
• Płatności: informacja o kwocie, tytule i statusie płatności. Numeru karty nie widzimy ani nie przechowujemy, obsługuje ją operator płatności.
• Korespondencja: treść wiadomości, które do nas wysyłasz, oraz historia kontaktu.
• Newsletter: adres e-mail, data zapisu i potwierdzenia zgody, informacja o wysłanym kodzie rabatowym, a także podstawowe statystyki wysyłki, czyli czy wiadomość została otwarta i czy kliknięto w link.
• Strona internetowa: ta strona nie korzysta z narzędzi analitycznych ani z reklamowych plików cookies. W pamięci przeglądarki zapisujemy wyłącznie wybrany przez Ciebie język. Serwer, na którym stoi strona, może zapisywać standardowe logi dostępowe, w tym adres IP i czas wizyty.
• Monitoring: jeżeli w obiekcie działa monitoring wizyjny, informujemy o tym tabliczkami przy wejściu do objętej nim strefy. Monitoring nie obejmuje wnętrz apartamentów.

3. Po co nam te dane i na jakiej podstawie

• Zawarcie i wykonanie umowy pobytu, czyli rezerwacja, zameldowanie, obsługa w trakcie pobytu i rozliczenie. Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. b RODO.
• Obowiązki wynikające z przepisów, w tym podatkowe, rachunkowe i te dotyczące ewidencji gości. Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. c RODO.
• Newsletter, kod rabatowy i informacje o ofertach. Podstawa: Twoja zgoda, art. 6 ust. 1 lit. a RODO, oraz przepisy o komunikacji elektronicznej.
• Bezpieczeństwo osób i mienia, obsługa zgłoszeń i reklamacji, ustalanie i dochodzenie roszczeń oraz obrona przed nimi, dbanie o jakość obsługi. Podstawa: nasz prawnie uzasadniony interes, art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

Podanie danych przy rezerwacji jest dobrowolne, ale bez nich nie zrealizujemy pobytu. Podanie adresu e-mail do newslettera jest w pełni dobrowolne.

4. Komu przekazujemy dane

Dane trafiają tylko do podmiotów, które są nam potrzebne do prowadzenia obiektów, i wyłącznie w niezbędnym zakresie. Są to:

• dostawcy systemu rezerwacyjnego i systemu zarządzania obiektem,
• portale rezerwacyjne i agenci, przez których trafiła do nas rezerwacja,
• operatorzy płatności i banki,
• biuro rachunkowe oraz doradcy prawni i podatkowi,
• dostawcy poczty elektronicznej i hostingu,
• MailerLite (UAB MailerLite, Litwa), z którego korzystamy do prowadzenia listy RESET Club i wysyłki newslettera,
• firmy obsługujące obiekty, na przykład sprzątające lub serwisowe, jeżeli jest to potrzebne do realizacji usługi,
• organy publiczne, jeżeli mają do tego podstawę prawną.

Część dostawców technologii działa poza Europejskim Obszarem Gospodarczym. W takim przypadku korzystamy z rozwiązań przewidzianych w RODO, przede wszystkim ze standardowych klauzul umownych zatwierdzonych przez Komisję Europejską.

5. Jak długo przechowujemy dane

• Dane związane z pobytem: przez czas trwania umowy, a potem do upływu terminu przedawnienia roszczeń.
• Dokumenty księgowe i podatkowe: 5 lat, licząc od końca roku, w którym powstał obowiązek podatkowy.
• Newsletter: do czasu wycofania zgody lub rezygnacji z subskrypcji. Po rezygnacji zachowujemy sam fakt zgody i jej wycofania, żeby móc to wykazać.
• Korespondencja: do czasu zakończenia sprawy, a potem przez okres potrzebny do obrony przed roszczeniami.
• Nagrania z monitoringu: zwykle do 30 dni, chyba że stanowią dowód w postępowaniu.

6. Twoje prawa

Masz prawo do dostępu do swoich danych, ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia oraz do sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na naszym uzasadnionym interesie. Zgodę na newsletter możesz wycofać w każdej chwili, co nie wpływa na zgodność z prawem wysyłek sprzed wycofania.

Żeby skorzystać z tych praw, napisz na contact@reset-in.pl. Jeśli uznasz, że przetwarzamy dane niezgodnie z prawem, możesz złożyć skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa.

7. Pliki cookies i pamięć przeglądarki

Ta strona nie profiluje odwiedzających i nie używa cookies reklamowych ani analitycznych. Zapisujemy w przeglądarce wyłącznie wybór języka, żeby po powrocie pokazać stronę w tej samej wersji. Możesz to wyczyścić w ustawieniach przeglądarki, strona będzie działać tak samo.

Strony naszych obiektów i system rezerwacyjny działają pod osobnymi adresami i mają własne zasady dotyczące cookies.

8. Bezpieczeństwo

Dostęp do danych mają tylko osoby, które ich potrzebują do pracy, i tylko w potrzebnym zakresie. Korzystamy z szyfrowanych połączeń, kontrolujemy uprawnienia w systemach i zawieramy umowy powierzenia z dostawcami. Nie sprzedajemy danych i nie udostępniamy ich do cudzych celów marketingowych.

9. Zmiany polityki

Jeżeli zmienimy sposób przetwarzania danych, zaktualizujemy ten dokument i zmienimy datę na górze strony. Przy istotnych zmianach dotyczących newslettera poinformujemy o nich w wiadomości.